Tahukah Anda, sekarang ini perusahaan tidak lagi harus menggunakan banyak aplikasi terpisah untuk mengelola penjualan, pembelian, persediaan, produksi, dan keuangan? Hal ini karena perusahaan ingin mengefisiensikan operasional dengan menghubungkan berbagai proses bisnis dalam satu sistem terintegrasi.
Odoo menjadi salah satu solusi yang dapat digunakan untuk kebutuhan tersebut. Namun, banyaknya modul yang tersedia juga dapat membuat perusahaan bingung menentukan modul mana yang perlu diterapkan terlebih dahulu. Oleh karena itu, sebelum memulai implementasi, perusahaan perlu memahami fungsi setiap modul dan menyesuaikannya dengan kebutuhan operasional.
Mengapa Perusahaan Perlu Memahami Modul Odoo?
Modul Odoo tidak bekerja sebagai aplikasi yang sepenuhnya terpisah. Data dari satu proses dapat digunakan untuk mendukung proses berikutnya.
Peluang penjualan yang dikelola melalui CRM, misalnya, dapat berlanjut menjadi penawaran dan sales order. Pesanan tersebut kemudian berhubungan dengan ketersediaan barang, kebutuhan pembelian, rencana produksi, pengiriman, dan pencatatan keuangan.
Dokumentasi Odoo juga menunjukkan bahwa katalog produk dapat digunakan di berbagai aplikasi, termasuk Sales, Purchase, Inventory, Manufacturing, dan Repairs. Integrasi seperti ini membantu perusahaan mengurangi pemindahan data secara manual antardepartemen.
6 Modul yang Perlu Diketahui
Dengan banyaknya modul yang ada pada marketplace Odoo. Perusahaan terntunya perlu menentukan modul mana yang paling relevan dengan proses dan masalah operasional. Berikut adalah modul yang perlu diketahui sebelum mengimplementasikan penggunaan Odoo Software:
1. CRM
Odoo CRM membantu perusahaan mengelola lead, opportunity, pipeline penjualan, aktivitas tindak lanjut, dan forecast pendapatan. Tim sales dapat mengetahui prospek yang sedang ditangani, tahap setiap peluang, serta aktivitas berikutnya yang perlu dilakukan.
Modul ini relevan bagi perusahaan yang masih mencatat prospek melalui spreadsheet, chat pribadi, atau catatan masing-masing salesperson. Tanpa sistem terpusat, peluang dapat terlambat ditindaklanjuti atau bahkan hilang karena tidak ada penanggung jawab yang jelas.
Selain itu, bagi perusahaan manufaktur, informasi peluang juga dapat membantu memberikan gambaran mengenai potensi permintaan yang akan datang. Namun, CRM belum menjadi pesanan produksi sampai peluang tersebut dikonversi menjadi transaksi penjualan.
2. Sales
Odoo Sales digunakan untuk menjalankan proses dari quotation hingga sales order, termasuk pengiriman dan penagihan barang yang telah dijual.
Modul ini membantu perusahaan mengelola produk, daftar harga, penawaran, persetujuan pelanggan, dan pesanan dalam alur yang lebih terstruktur.
Dalam perusahaan manufaktur, sales order dapat menjadi salah satu sumber permintaan bagi bagian persediaan dan produksi. Tim operasional tidak perlu lagi menerima informasi pesanan melalui file atau pesan terpisah.
Dengan data pesanan yang tercatat di dalam sistem, perusahaan dapat lebih mudah memeriksa barang yang tersedia, produk yang perlu dibuat, serta target waktu pengiriman kepada pelanggan.
3. Purchase
Odoo Purchase membantu perusahaan mengelola permintaan penawaran, perjanjian pembelian, purchase order, vendor, dan replenishment. Sistem juga menyediakan fungsi untuk memantau pesanan serta menganalisis aktivitas pembelian.
Modul ini penting bagi perusahaan yang membutuhkan bahan baku atau komponen untuk menjalankan produksi. Sebab, ketika stok berada di bawah batas tertentu atau kebutuhan material muncul dari rencana produksi, perusahaan dapat menggunakan informasi tersebut sebagai dasar pengadaan.
4. Inventory
Odoo Inventory berfungsi sebagai aplikasi persediaan sekaligus sistem pengelolaan gudang. Modul ini membantu perusahaan mengelola penerimaan, penyimpanan, perpindahan, reservasi, dan pengiriman barang.
Selain itu, perusahaan juga dapat mengatur beberapa gudang dan lokasi yang lebih terperinci di dalam setiap gudang. Struktur tersebut membantu menunjukkan posisi barang secara lebih spesifik.
Inventory menjadi fondasi penting karena data stok digunakan oleh Sales, Purchase, dan Manufacturing. Sebab, apabila data persediaan tidak akurat, perusahaan dapat salah menjanjikan pengiriman, terlambat membeli material, atau membuat jadwal produksi yang tidak dapat dijalankan.
5. Manufacturing
Odoo Manufacturing atau MRP membantu perusahaan menjadwalkan, merencanakan, dan memproses manufacturing order. Modul ini juga mencakup Bill of Materials, work order, work center, master production schedule, Shop Floor, serta berbagai laporan produksi.
Namun perlu diketahui, Modul manufacturing biasanya perlu terhubung dengan Inventory dan Purchase. Produksi membutuhkan informasi stok yang aktual, sedangkan kekurangan material dapat memicu kebutuhan pengadaan.
Bagi perusahaan dengan proses yang lebih kompleks, work center dan work order dapat membantu mengatur kapasitas, urutan pekerjaan, waktu produksi, dan aktivitas di area produksi.
6. Accounting
Odoo Accounting membantu perusahaan mengelola invoice pelanggan, tagihan vendor, pembayaran, pajak, rekonsiliasi, jurnal, dan laporan keuangan.
Odoo dapat membuat jurnal dasar dari berbagai transaksi, seperti customer invoice, vendor bill, pengeluaran, transaksi point of sale, dan valuasi persediaan.
Dalam implementasi di Indonesia, perusahaan perlu memperhatikan chart of accounts, perpajakan, metode valuasi persediaan, prosedur approval, serta kebutuhan integrasi dengan sistem pelaporan yang digunakan.
Cara Menentukan Modul Odoo yang Menjadi Prioritas
Pemilihan modul sebaiknya dimulai dari masalah bisnis, bukan dari daftar fitur yang terlihat menarik. Berikut adalah bagaimana langkah-langkah dalam menentukan skala prioritas:
Pertama, identifikasi kendala yang paling sering menghambat operasional. Jika stok sering tidak akurat, Inventory dapat menjadi fondasi awal. Jika produksi sulit dipantau, perusahaan mungkin perlu menggabungkan Inventory, Purchase, dan Manufacturing.
Kedua, petakan hubungan antarproses. Manufacturing tidak dapat berjalan optimal tanpa data produk, BOM, persediaan, dan kebutuhan material yang rapi. Accounting juga perlu mempertimbangkan transaksi yang berasal dari penjualan, pembelian, dan persediaan.
Ketiga, periksa kesiapan master data, seperti data pelanggan, vendor, produk, stok, harga, BOM, gudang, dan akun keuangan. Sistem baru tidak otomatis memperbaiki data lama yang tidak konsisten.
Keempat, tentukan tahapan implementasi. Perusahaan dapat memulai dari proses yang menjadi fondasi, lalu menambahkan modul lain setelah pengguna dan workflow awal berjalan stabil.
Terakhir, evaluasi apakah kebutuhan dapat dipenuhi melalui konfigurasi standar Odoo atau memerlukan integrasi dan custom software development.
Kesimpulan
CRM, Sales, Purchase, Inventory, Manufacturing, dan Accounting mewakili rangkaian proses utama dari pengelolaan prospek hingga pencatatan keuangan.
Namun, perusahaan tidak perlu memilih modul hanya karena tersedia di dalam Odoo. Prioritas implementasi harus disesuaikan dengan masalah bisnis, keterkaitan proses, kesiapan data, dan kemampuan pengguna.
Peachtree membantu perusahaan memetakan proses bisnis, menentukan modul prioritas, serta merancang implementasi Odoo yang sesuai dengan kebutuhan operasional. Solusinya dapat berupa konfigurasi standar, integrasi dengan sistem yang sudah ada, maupun custom software development.
Masih bingung menentukan modul Odoo yang perlu diterapkan terlebih dahulu? Konsultasikan kebutuhan implementasi perusahaan Anda bersama Peachtree.
