Tahukah Anda, pemilihan sistem ERP tidak hanya ditentukan oleh banyaknya fitur yang tersedia? Perusahaan juga perlu mempertimbangkan biaya, fleksibilitas, kesiapan pengguna, kebutuhan integrasi, serta kompleksitas proses bisnisnya.
Salah satu pilihan yang semakin banyak dipertimbangkan adalah Odoo. Sistem ini menawarkan berbagai aplikasi yang dapat digunakan untuk mengelola sales, purchasing, inventory, manufacturing, accounting, dan proses bisnis lainnya. Di sisi lain, sejumlah perusahaan masih menggunakan atau mempertimbangkan ERP konvensional yang telah lama dikenal dalam skala enterprise.
Lantas, apa perbedaan Odoo dan ERP konvensional? Mana yang lebih sesuai untuk kebutuhan bisnis Anda?
Apa Itu Odoo dan ERP Konvensional?
Odoo merupakan sistem ERP dengan arsitektur modular. Perusahaan dapat memilih aplikasi sesuai kebutuhan, seperti CRM, Sales, Purchase, Inventory, Manufacturing, Accounting, Human Resources, hingga Project Management. Dokumentasi resmi Odoo mengelompokkan aplikasinya ke dalam fungsi finance, sales, supply chain, human resources, marketing, services, dan productivity.
Sementara itu, istilah ERP konvensional dalam artikel ini merujuk pada pendekatan ERP yang biasanya diterapkan secara lebih menyeluruh, menggunakan proses yang sudah terstandardisasi, dan sering ditempatkan pada infrastruktur perusahaan atau on-premise.
Namun, batas antara keduanya kini tidak selalu tegas. Vendor ERP enterprise seperti SAP dan Oracle juga telah menawarkan pilihan cloud, on-premise, serta hybrid. SAP menjelaskan bahwa model hybrid memungkinkan perusahaan menggabungkan sistem cloud dan on-premise sesuai kebutuhan setiap aplikasi.
Karena itu, perbandingan ini sebaiknya dipahami sebagai perbandingan pendekatan implementasi, bukan sekadar perbandingan nama produk.
Odoo vs ERP Konvensional: Enam Perbedaan Utama
1. Biaya awal
Odoo memungkinkan perusahaan memulai implementasi dari aplikasi yang paling dibutuhkan. Pendekatan bertahap ini dapat membantu membatasi ruang lingkup dan biaya awal proyek.
Sebaliknya, ERP konvensional berbasis on-premise umumnya membutuhkan investasi awal untuk lisensi, server, perangkat pendukung, instalasi, serta tim pengelola. SAP menjelaskan bahwa pada ERP on-premise, perusahaan membeli atau menyewa perangkat keras dan perangkat lunak yang dipasang di lokasi perusahaan. Sementara itu, cloud ERP umumnya menggunakan model berlangganan atau SaaS.
Namun, biaya Odoo juga tidak hanya berasal dari lisensi. Perusahaan tetap perlu memperhitungkan analisis kebutuhan, konfigurasi, migrasi data, pelatihan, integrasi, dan custom development.
2. Fleksibilitas dan kustomisasi
Odoo dikenal memiliki arsitektur modular dan dapat dikembangkan sesuai kebutuhan perusahaan. Ekosistem pengembangannya memungkinkan aplikasi yang sudah tersedia diperluas atau dibuatkan modul tambahan untuk memenuhi proses bisnis tertentu.
Odoo Studio juga memungkinkan pengguna menambahkan atau mengubah field, tampilan, model, automation rule, approval, laporan, dan aturan keamanan tanpa harus selalu menulis kode.
ERP konvensional juga dapat dikustomisasi. Namun, perubahan pada sistem enterprise yang kompleks biasanya memerlukan perencanaan, pengujian, serta sumber daya implementasi yang lebih besar.
Meski fleksibel, Odoo tidak berarti harus menyesuaikan seluruh kebiasaan lama perusahaan. Terlalu banyak kustomisasi dapat membuat sistem sulit dipelihara dan ditingkatkan versinya.
3. Kecepatan implementasi
Odoo dapat diterapkan secara bertahap. Perusahaan bisa memulai dari Inventory dan Purchase, misalnya, kemudian menambahkan Manufacturing, Sales, atau Accounting setelah proses awal stabil.
Pendekatan ini cocok bagi perusahaan yang ingin memperoleh hasil secara bertahap tanpa mengubah seluruh proses sekaligus.
ERP konvensional biasanya digunakan untuk proses berskala besar dan lintas fungsi. Implementasinya dapat mencakup standardisasi proses, persiapan infrastruktur, integrasi sistem, migrasi data, pengujian, dan pelatihan pengguna dalam cakupan yang luas.
Namun, cepat atau lambatnya implementasi tetap bergantung pada kompleksitas proses. Odoo pun dapat membutuhkan waktu panjang apabila perusahaan memiliki banyak cabang, sistem lama, data yang belum rapi, atau kebutuhan custom yang besar.
4. Integrasi antarproses
Odoo menyediakan berbagai aplikasi bisnis dalam satu ekosistem. Data pelanggan dari CRM dapat diteruskan ke Sales. Pesanan penjualan dapat berhubungan dengan Inventory dan Manufacturing. Aktivitas pembelian dapat terhubung dengan penerimaan barang dan pencatatan vendor bill.
Sifat modular tersebut membantu perusahaan mengurangi pemindahan data secara manual antar-aplikasi.
ERP konvensional pada dasarnya juga dirancang untuk mengintegrasikan berbagai fungsi perusahaan. Bahkan, ERP enterprise dapat menawarkan cakupan proses, kontrol, dan standardisasi yang sangat mendalam.
Perbedaannya terletak pada cara perusahaan menambahkan atau menghubungkan fungsi baru. Dalam Odoo, penambahan aplikasi dapat dilakukan secara bertahap. Dalam sistem enterprise yang lebih kompleks, perubahan biasanya perlu mengikuti arsitektur, tata kelola, dan prosedur integrasi yang lebih ketat.
5. Skalabilitas
Odoo cocok untuk perusahaan yang ingin memulai dari kebutuhan tertentu lalu memperluas sistem seiring pertumbuhan bisnis.
Sebagai contoh, perusahaan dapat memulai dari Sales dan Inventory. Ketika aktivitas produksi berkembang, perusahaan dapat menambahkan Manufacturing, Quality, Maintenance, atau aplikasi lain yang relevan.
ERP konvensional lebih sering dipilih oleh perusahaan besar yang memiliki transaksi tinggi, banyak unit usaha, operasi lintas negara, atau kebutuhan compliance yang kompleks. Sistem ini biasanya dirancang untuk mendukung tata kelola serta proses enterprise dalam skala luas.
Namun, ukuran perusahaan bukan satu-satunya penentu. Bisnis berskala menengah dengan workflow khusus juga dapat membutuhkan sistem yang kuat, sedangkan perusahaan besar dapat memilih pendekatan modular untuk unit bisnis tertentu.
6. Pemeliharaan dan ketergantungan pada vendor
Dalam implementasi on-premise, perusahaan bertanggung jawab lebih besar terhadap server, keamanan, pembaruan sistem, backup, dan sumber daya teknis. Oracle menjelaskan bahwa ERP on-premise dijalankan pada server perusahaan, sedangkan cloud ERP berjalan pada server jarak jauh milik penyedia layanan.
Pada Odoo, tingkat tanggung jawab tersebut bergantung pada metode hosting yang dipilih, konfigurasi, serta penggunaan modul custom.
Kustomisasi Odoo dapat memberikan keleluasaan, tetapi juga menimbulkan ketergantungan pada dokumentasi dan kualitas pengembang. Karena itu, perusahaan perlu memastikan bahwa custom development dibuat secara terstruktur, dapat dipelihara, dan tidak menghambat proses upgrade.
Kapan Odoo Lebih Cocok Digunakan?
Odoo dapat menjadi pilihan ketika perusahaan:
- Ingin melakukan implementasi secara bertahap.
- Membutuhkan sistem modular yang dapat berkembang.
- Ingin menghubungkan penjualan, pembelian, stok, produksi, dan keuangan.
- Memiliki workflow khusus yang membutuhkan konfigurasi atau pengembangan.
- Sedang mengurangi ketergantungan pada banyak aplikasi terpisah.
- Membutuhkan fleksibilitas tanpa langsung menjalankan proyek ERP berskala sangat besar.
Odoo juga relevan bagi perusahaan manufaktur yang ingin menghubungkan Bill of Materials, manufacturing order, work order, inventory, dan purchasing dalam satu ekosistem.
Kapan ERP Konvensional Masih Relevan?
Namun jika perusahaan masih ingin menggunakan ERP konvensional berikut adalah waktu yang tepat untuk digunakan:
- Memiliki operasi berskala sangat besar dan kompleks.
- Membutuhkan standardisasi proses lintas negara atau unit bisnis.
- Memiliki persyaratan regulasi dan compliance yang ketat.
- Sudah mempunyai tim internal serta infrastruktur enterprise.
- Membutuhkan dukungan global dengan tata kelola vendor tertentu.
- Telah menggunakan sistem lama yang sangat terintegrasi dengan operasional utama.
Mengganti ERP yang sudah matang juga tidak selalu menghasilkan manfaat yang sebanding dengan risikonya. Perusahaan perlu memperhitungkan biaya migrasi, gangguan operasional, kesiapan pengguna, dan kompatibilitas dengan sistem lain.
Cara Menentukan ERP yang Tepat untuk Bisnis
Pemilihan ERP sebaiknya tidak dimulai dari pertanyaan tentang sistem mana yang memiliki fitur paling banyak.
Pertama, perusahaan perlu memetakan masalah utama dan proses yang ingin diperbaiki. Kedua, identifikasi departemen, data, dan sistem yang perlu diintegrasikan. Ketiga, evaluasi kesiapan master data, pengguna, anggaran, serta sumber daya internal.
Perusahaan juga perlu menghitung total biaya kepemilikan, termasuk lisensi, implementasi, hosting, pelatihan, support, integrasi, custom development, dan pemeliharaan jangka panjang.
Terakhir, tentukan apakah perusahaan membutuhkan implementasi menyeluruh atau dapat memulainya secara bertahap.
Kesimpulan
Odoo menawarkan pendekatan modular, fleksibel, dan dapat diterapkan secara bertahap. Sistem ini cocok bagi perusahaan yang ingin mengintegrasikan proses bisnis sekaligus mempertahankan ruang untuk konfigurasi dan custom development.
Sementara itu, ERP konvensional tetap relevan untuk perusahaan dengan proses enterprise yang sangat besar, terstandardisasi, dan memiliki kebutuhan tata kelola yang kompleks.
Tidak ada satu ERP yang paling tepat untuk semua bisnis. Pilihan terbaik bergantung pada proses, skala, kebutuhan integrasi, kesiapan data, anggaran, dan rencana pertumbuhan perusahaan.
Oleh karena itu, Peachtree hadir membantu perusahaan menganalisis kebutuhan, memetakan proses bisnis, serta menilai kesesuaian Odoo sebelum implementasi. Solusi dapat dirancang melalui konfigurasi standar, integrasi sistem, maupun custom software development.
Masih mempertimbangkan apakah Odoo sesuai untuk bisnis Anda? Konsultasikan kebutuhan ERP perusahaan bersama Peachtree sebelum menentukan langkah implementasi.
