Pertumbuhan bisnis merupakan pencapaian yang diharapkan setiap perusahaan. Namun, peningkatan jumlah pelanggan, transaksi, produk, dan karyawan juga dapat membuat proses operasional semakin sulit dikendalikan.
Sistem yang sebelumnya cukup dikelola melalui spreadsheet atau aplikasi terpisah mulai menimbulkan pekerjaan berulang, perbedaan data, dan keterlambatan laporan. Pada kondisi tersebut, perusahaan perlu mengevaluasi apakah sistem yang digunakan masih mampu mendukung kebutuhan bisnis.
Odoo dapat menjadi salah satu pilihan karena menyediakan berbagai aplikasi bisnis, mulai dari CRM, Sales, Purchase, Inventory, Manufacturing, Accounting, hingga Human Resources dalam satu ekosistem.
Kapan Perusahaan Perlu Mempertimbangkan Odoo?
Odoo mulai relevan ketika proses bisnis perusahaan semakin kompleks dan sulit dikelola menggunakan spreadsheet atau aplikasi yang terpisah. Namun, perusahaan tidak harus menunggu sampai seluruh proses mengalami masalah.
Berikut lima tanda yang menunjukkan bahwa perusahaan Anda mungkin membutuhkan sistem terintegrasi seperti Odoo:
1. Data Bisnis Tersebar di Banyak Aplikasi dan Spreadsheet
Tanda pertama dapat dilihat ketika setiap departemen menggunakan sistem yang berbeda. Apalagi ketika Tim sales menyimpan data pelanggan pada aplikasi CRM atau spreadsheet. Sebab, purchasing mempunyai file vendor sendiri, gudang menggunakan aplikasi persediaan, sedangkan finance harus mengumpulkan kembali data dari berbagai sumber untuk membuat laporan.
Kondisi tersebut dapat menimbulkan perbedaan informasi antardepartemen. Sales mungkin melihat barang masih tersedia, sementara gudang mengetahui bahwa stok tersebut sudah dicadangkan untuk pesanan lain. Sehingga mengintegrasikan modul-modul Odoo Software dapat membantu dalam pengelolaan data yang lebih efisien.
2. Input Data yang Sama Dilakukan Berulang Kali
Tim sales seringkali memasukkan data produk dan jumlah pesanan. Setelah itu, informasi yang sama diketik ulang oleh gudang untuk menyiapkan barang, oleh purchasing untuk pengadaan, serta oleh finance untuk membuat invoice.
Input berulang bukan hanya membuang waktu, tetapi juga meningkatkan risiko kesalahan jumlah, nama produk, harga, alamat, dan tanggal pengiriman. Oleh karena itu, Odoo menyediakan modul sales yang dapat digunakan untuk dapat mengelola proses dari quotation menjadi sales order, lalu menghubungkannya dengan pengiriman dan penagihan.
Selain itu, terdapat pula modul Odoo Purchase yang dapat dapat digunakan untuk mengelola vendor, purchase order, serta replenishment. Dengan proses yang terhubung, data dari satu transaksi dapat digunakan untuk melanjutkan workflow berikutnya.
3. Manajemen Sulit Melihat Kondisi Operasional Terkini
Laporan yang bergantung pada rekap manual hanya mencerminkan pembaruan terakhir. Ketika data belum dimasukkan, manajemen juga belum mempunyai informasi terbaru untuk mengambil keputusan.
Sehingga Oddo juga menyediakan modul Inventory, yang dapat menunjukkan laporan stock barang menyeluruh meliputi: jumlah barang yang tersedia, dicadangkan, dibeli, sedang dalam perjalanan, serta keluar untuk pesanan penjualan atau produksi.
4. Bisnis Bertumbuh, tetapi Proses Semakin Sulit Dikendalikan
Pertumbuhan bisnis biasanya diikuti oleh bertambahnya produk, pelanggan, transaksi, gudang, cabang, atau lokasi produksi. Proses yang sebelumnya cukup dikelola oleh beberapa orang mulai melibatkan lebih banyak pengguna dan alur persetujuan.
Akibatnya, spreadsheet semakin kompleks, komunikasi antartim bertambah panjang, dan data lebih sulit dikendalikan. Sehingga Sistem ERP Odoo dipilih karna sifatnya modular. Hal itu berarti perusahaan dapat memulai dari aplikasi yang paling dibutuhkan, kemudian menambahkan modul lain seiring berkembangnya pertumbuhan bisnis.
5. Aplikasi yang Digunakan Tidak Mendukung Workflow Perusahaan
Tidak semua perusahaan mempunyai proses bisnis yang sama. Sebab, setiap perusahaan dapat memiliki alur persetujuan, struktur organisasi, metode produksi, perhitungan harga, dan kebutuhan laporan yang berbeda.
Ketika aplikasi yang digunakan tidak mampu mengikuti workflow tersebut, tim biasanya kembali mengandalkan spreadsheet, chat, atau pencatatan manual. Namun, berbeda ketika perusahaan memilih Odoo, sebab dapat dikonfigurasi dan dikembangkan agar lebih sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.
Baca Juga: 6 Modul Odoo yang Wajib Diketahui Perusahaan Sebelum Implementasi
Odoo Bukan Sekadar Pengganti Spreadsheet
Menggunakan Odoo bukan berarti hanya memindahkan data dari spreadsheet ke aplikasi baru.
Implementasi seharusnya membantu perusahaan membangun alur proses yang lebih terhubung. Data prospek dapat diteruskan menjadi penjualan, pesanan terhubung dengan persediaan, kekurangan barang dapat memengaruhi pembelian atau produksi, dan transaksi operasional dapat diteruskan ke pencatatan keuangan.
Namun, perlu diketahui, agar manfaat tersebut tercapai, perusahaan perlu memetakan workflow, merapikan master data, menentukan hak akses, serta mempersiapkan pengguna sebelum implementasi.
Kesimpulan
Perusahaan mulai membutuhkan sistem seperti Odoo ketika data tersebar di banyak aplikasi, input dilakukan berulang kali, laporan sulit diperoleh, pertumbuhan membuat proses semakin kompleks, dan aplikasi yang digunakan tidak mampu mengikuti workflow perusahaan.
Namun, keputusan implementasi sebaiknya tidak hanya berdasarkan banyaknya tanda yang muncul. Perusahaan perlu melihat dampaknya terhadap biaya, waktu kerja, kualitas data, pelayanan pelanggan, dan pengambilan keputusan.
Peachtree membantu perusahaan menganalisis proses bisnis, menentukan modul Odoo yang menjadi prioritas, serta merancang implementasi melalui konfigurasi standar, integrasi sistem, maupun custom software development.
Apakah proses bisnis perusahaan Anda mulai sulit dikendalikan dengan sistem yang ada? Konsultasikan kebutuhan implementasi Odoo bersama Peachtree untuk menentukan solusi yang sesuai.
