Banyak perusahaan masih menggunakan aplikasi terpisah untuk mengelola penjualan, keuangan, HR, dan operasional. Akibatnya, data tersebar, pekerjaan dilakukan berulang, dan koordinasi antar tim menjadi kurang efisien.
Salah satu solusi yang banyak digunakan adalah Software as a Service atau SaaS, yaitu software berbasis internet yang umumnya menggunakan sistem berlangganan. Penyedia SaaS mengelola aplikasi beserta infrastruktur pendukungnya, sedangkan pengguna dapat mengakses layanan melalui internet. Meski praktis dan cepat diterapkan, perusahaan tetap perlu mempertimbangkan kelebihan serta kekurangannya sebelum memilih SaaS.
Lantas, apa perbedaan Odoo dan ERP konvensional? Mana yang lebih sesuai untuk kebutuhan bisnis Anda?
Kelebihan Menggunakan SaaS untuk Operasional Perusahaan
1. Biaya Awal Relatif Lebih Rendah
SaaS memungkinkan perusahaan menggunakan software tanpa harus langsung membeli server, membangun infrastruktur, atau mengembangkan aplikasi dari awal. Biaya penggunaan biasanya dibayarkan melalui langganan bulanan, tahunan, atau berdasarkan kapasitas yang digunakan.
Model ini dapat membantu perusahaan mengurangi investasi awal. Namun, perusahaan tetap perlu memperhitungkan biaya konfigurasi, migrasi data, pelatihan, integrasi, dan penambahan pengguna.
2. Implementasi Lebih Cepat
Aplikasi SaaS umumnya sudah tersedia dan dapat digunakan setelah proses pendaftaran, konfigurasi, serta persiapan data selesai. Perusahaan tidak perlu melakukan instalasi sistem secara menyeluruh pada setiap perangkat.
Selain itu, AWS menjelaskan bahwa SaaS dapat mengurangi proses instalasi dan konfigurasi yang biasanya dibutuhkan dalam software on-premise. Sehingga, memungkinkan perusahaan menerapkan sistem dengan lebih cepat dibandingkan membangun infrastruktur sendiri.
Meski demikian, implementasi tetap membutuhkan perencanaan jika sistem akan digunakan oleh banyak departemen atau diintegrasikan dengan aplikasi lain.
3. Dapat Diakses dari Berbagai Lokasi
Karena berbasis internet, SaaS dapat diakses dari berbagai lokasi selama pengguna memiliki koneksi, perangkat, dan hak akses yang sesuai.
Kemampuan tersebut relevan bagi perusahaan yang memiliki banyak cabang, tim lapangan, sistem kerja hybrid, atau karyawan yang perlu mengakses data di luar kantor. Model layanan cloud memang dirancang untuk memberikan akses jaringan sesuai kebutuhan pengguna.
Namun, perusahaan tetap perlu mengatur autentikasi, hak akses, dan keamanan perangkat yang digunakan.
4. Pemeliharaan dan Pembaruan Ditangani Penyedia
Dalam model SaaS, penyedia umumnya menangani pemeliharaan infrastruktur, patch keamanan, peningkatan kapasitas, dan pembaruan aplikasi.
Perusahaan tidak perlu memasang pembaruan secara manual pada setiap komputer. Pengguna juga dapat memperoleh fitur terbaru sesuai jadwal pengembangan vendor.
Sehingga, keuntungan ini dapat mengurangi beban tim IT internal. Namun, perusahaan juga harus mengikuti waktu, perubahan fitur, dan kebijakan pembaruan dari penyedia.
5. Lebih Mudah Disesuaikan dengan Pertumbuhan
Ketika jumlah karyawan, transaksi, atau kebutuhan penyimpanan meningkat, perusahaan biasanya dapat menambah akun, kapasitas, atau paket layanan.
Skalabilitas menjadi salah satu karakteristik utama layanan cloud. Sumber daya dapat ditambah atau dikurangi berdasarkan kebutuhan tanpa selalu membeli perangkat keras baru.
Hal ini membuat SaaS relevan bagi bisnis yang sedang berkembang dan belum ingin membangun infrastruktur teknologi sendiri.
Kekurangan Menggunakan SaaS
1. Biaya Langganan Terus Berjalan
Biaya awal SaaS memang relatif rendah, tetapi biaya langganan akan terus dibayarkan selama sistem digunakan.
Total biaya dapat meningkat ketika perusahaan menambah pengguna, fitur, penyimpanan, atau layanan premium. Karena itu, decision maker perlu menghitung total biaya penggunaan dalam jangka panjang, bukan hanya harga paket awal.
2. Bergantung pada Internet dan Ketersediaan Layanan
Akses SaaS membutuhkan koneksi internet yang stabil. Gangguan jaringan di kantor dapat menghambat pengguna dalam mengakses data dan menjalankan proses operasional.
Perusahaan juga bergantung pada ketersediaan server penyedia. Oleh karena itu, penting untuk memeriksa service-level agreement, target uptime, prosedur penanganan gangguan, dan dukungan pelanggan sebelum memilih vendor. AWS menyebut koneksi internet yang andal sebagai kebutuhan utama dalam penggunaan SaaS.
3. Menimbulkan Ketergantungan pada Vendor
Perusahaan perlu mengikuti harga, fitur, roadmap pengembangan, dan kebijakan layanan dari penyedia SaaS.
Ketergantungan semakin besar jika data sulit diekspor, integrasi menggunakan teknologi khusus, atau perpindahan ke sistem lain membutuhkan proses yang rumit. AWS menyebut kondisi tersebut sebagai vendor lock-in, yaitu ketika ketergantungan terhadap layanan tertentu membuat perpindahan ke penyedia lain menjadi lebih sulit.
Sebelum memilih SaaS, perusahaan perlu memeriksa portabilitas data dan prosedur penghentian layanan.
4. Kustomisasi Dapat Terbatas
SaaS biasanya dirancang untuk memenuhi kebutuhan banyak pengguna. Karena itu, fitur dan workflow yang tersedia cenderung mengikuti standar penyedia.
Perusahaan mungkin dapat mengubah field, tampilan, atau automation tertentu, tetapi belum tentu dapat memodifikasi seluruh proses inti. Jika workflow perusahaan sangat khusus, tim mungkin tetap menggunakan spreadsheet atau proses manual sebagai pelengkap.
5. Keamanan dan Kontrol Data Tetap Perlu Diperiksa
Penyedia SaaS menangani keamanan infrastruktur, tetapi perusahaan tetap bertanggung jawab terhadap data, akses pengguna, password, dan konfigurasi sistem.
Dalam model tanggung jawab bersama, pelanggan SaaS masih perlu menjaga data serta cara pengguna mengakses dan menggunakannya.
Perusahaan perlu memeriksa lokasi penyimpanan data, mekanisme backup, autentikasi, hak akses, sertifikasi keamanan, dan prosedur ketika terjadi insiden.
Baca Juga: Apa Itu Inventory Management Software? Pengertian, Fungsi, dan Manfaatnya untuk Bisnis
Kapan SaaS Cocok Digunakan?
SaaS cocok bagi perusahaan yang membutuhkan implementasi relatif cepat, mempunyai kebutuhan operasional yang umum, memiliki infrastruktur IT terbatas, atau membutuhkan akses dari beberapa lokasi.
Sebaliknya, custom software dapat dipertimbangkan ketika perusahaan mempunyai workflow sangat khusus, membutuhkan integrasi dengan mesin atau sistem internal, serta memerlukan kontrol dan penyesuaian yang tidak tersedia pada aplikasi SaaS standar.
Namun, custom software juga membutuhkan biaya pengembangan, pengujian, dokumentasi, pemeliharaan, dan sumber daya teknis.
Kesimpulan
SaaS menawarkan biaya awal yang relatif rendah, implementasi lebih cepat, akses fleksibel, pemeliharaan yang ditangani vendor, serta skalabilitas yang lebih mudah. Di sisi lain, perusahaan perlu mempertimbangkan biaya langganan jangka panjang, koneksi internet, ketergantungan vendor, keterbatasan kustomisasi, dan keamanan data.
