Tahukah Anda, semakin perusahaan berkembangnya , semakin kompleks pula proses operasional yang dikelola? Mulai dari Data yang tersebar, akses sistem yang terbatas, dan biaya pemeliharaan yang terus meningkat dapat membuat pekerjaan menjadi kurang efisien.
Sehingga, penting untuk mempertimbangkan penggunaan Software as a Service atau SaaS yang berbasis cloud, umumnya diakses melalui internet. Namun, migrasi ke SaaS tetap perlu disesuaikan dengan kebutuhan dan kesiapan perusahaan.
Kapan Perusahaan Perlu Mulai Mempertimbangkan SaaS?
Perusahaan tidak harus menunggu sampai sistem lama berhenti berfungsi. Evaluasi sudah perlu dilakukan ketika software mulai memperlambat pekerjaan, membatasi akses, atau menyulitkan pertukaran data antardepartemen.
Migrasi ke SaaS juga tidak selalu berarti mengganti seluruh sistem sekaligus. Perusahaan dapat memulainya dari proses yang paling bermasalah dan paling membutuhkan fleksibilitas. Berikut lima tanda yang dapat menjadi bahan pertimbangan.
1. Data Tersebar di Banyak Aplikasi dan File
Setiap departemen mungkin sudah menggunakan software, tetapi data yang dimiliki belum saling terhubung. Sales menyimpan informasi pelanggan dalam satu aplikasi, finance menggunakan sistem berbeda, sedangkan tim operasional masih mengandalkan spreadsheet.
Akibatnya, karyawan harus memindahkan dan mencocokkan data secara manual. Laporan membutuhkan waktu lebih lama, informasi antardepartemen dapat berbeda, dan risiko kesalahan input semakin besar.
Sistem SaaS yang terintegrasi dapat membantu berbagai aplikasi bertukar data melalui API atau konektor. AWS menjelaskan bahwa integrasi SaaS memungkinkan aplikasi dan sistem dalam perusahaan berbagi data secara lebih otomatis.
Jika tim lebih banyak menghabiskan waktu untuk menggabungkan data daripada menganalisisnya, perusahaan perlu mempertimbangkan sistem yang lebih terhubung.
2. Sistem Sulit Diakses di Luar Kantor
Software lama sering kali hanya dapat digunakan melalui komputer atau jaringan kantor. Kondisi ini dapat menyulitkan pemilik bisnis, manajemen, tim cabang, dan karyawan lapangan yang membutuhkan informasi dari lokasi lain.
SaaS umumnya dapat diakses melalui internet menggunakan perangkat dan akun yang sesuai. Menurut National Institute of Standards and Technology atau NIST, akses jaringan yang luas merupakan salah satu karakteristik utama layanan cloud.
Dengan akses yang lebih fleksibel, pengguna dapat memeriksa pesanan, data pelanggan, progres pekerjaan, atau laporan tanpa harus selalu berada di kantor.
Namun, kemudahan tersebut tetap perlu disertai pengaturan hak akses, autentikasi yang kuat, dan perlindungan perangkat. Penyedia SaaS mengelola keamanan layanannya, sedangkan perusahaan tetap bertanggung jawab atas akun, pengguna, dan data yang diakses.
3. Biaya Pemeliharaan Sistem Lama Terus Meningkat
Software lama mungkin membutuhkan server sendiri, pembaruan manual, perpanjangan lisensi, backup, dan tenaga teknis untuk menjaga sistem tetap berjalan.
Ketika perangkat keras mulai menua atau vendor menghentikan dukungan, perusahaan dapat mengeluarkan biaya tambahan hanya untuk mempertahankan sistem tersebut. Biaya ini belum termasuk kerugian waktu ketika gangguan menghambat pekerjaan.
Dalam model SaaS, pengelolaan aplikasi dan infrastruktur utama biasanya ditangani oleh penyedia. Perusahaan membayar biaya berlangganan berdasarkan paket, jumlah pengguna, fitur, atau kapasitas tertentu.
Meski demikian, SaaS tidak selalu lebih murah dalam jangka panjang. Perusahaan tetap perlu menghitung biaya langganan, migrasi data, konfigurasi, integrasi, pelatihan pengguna, dan kemungkinan kenaikan biaya seiring pertumbuhan bisnis.
4. Menambah Pengguna dan Kapasitas Semakin Sulit
Pertumbuhan bisnis dapat meningkatkan jumlah karyawan, transaksi, cabang, dan data yang perlu dikelola. Pada sistem lama, penambahan kapasitas mungkin membutuhkan pembelian server, instalasi software, atau konfigurasi perangkat baru.
SaaS umumnya memungkinkan perusahaan menambah pengguna, fitur, dan kapasitas sesuai kebutuhan. NIST menyebut kemampuan menyediakan dan mengurangi sumber daya dengan cepat sebagai rapid elasticity, salah satu karakteristik layanan cloud.
Kemampuan tersebut membuat SaaS lebih fleksibel bagi bisnis yang sedang berkembang. Perusahaan dapat menyesuaikan penggunaan layanan tanpa selalu melakukan perubahan besar pada infrastruktur.
Namun, sebelum memilih penyedia, perusahaan tetap perlu memeriksa batas jumlah pengguna, kapasitas penyimpanan, performa, dan biaya tambahan yang berlaku.
5. Sistem Sulit Terintegrasi dengan Aplikasi Baru
Perusahaan mungkin ingin menghubungkan sistem lama dengan aplikasi pembayaran, e-commerce, CRM, ERP, analitik, atau platform operasional lainnya. Namun, software lama belum tentu menyediakan API atau dokumentasi integrasi yang memadai.
Akibatnya, data harus diekspor, diimpor, atau dimasukkan kembali secara manual. Proses ini memperlambat pekerjaan dan menciptakan lebih banyak risiko kesalahan.
Banyak aplikasi SaaS modern menyediakan API dan konektor untuk mendukung pertukaran data. Namun, kemampuan setiap vendor dapat berbeda. Pembaruan sistem dari penyedia juga berpotensi memengaruhi integrasi yang sudah dibangun.
Sebelum bermigrasi, perusahaan perlu memeriksa aplikasi apa saja yang harus dihubungkan, kualitas API yang tersedia, biaya integrasi, serta kemungkinan ketergantungan kepada vendor.
Kesimpulan
Perusahaan perlu mempertimbangkan migrasi ke SaaS ketika data semakin tersebar, akses sistem terbatas, biaya pemeliharaan meningkat, penambahan kapasitas menjadi rumit, dan integrasi dengan aplikasi lain sulit dilakukan.
Namun, munculnya satu tanda tidak selalu berarti seluruh sistem harus langsung diganti. Perusahaan perlu mengevaluasi dampak masalah, kesiapan data, keamanan, biaya jangka panjang, kebutuhan integrasi, dan kemampuan pengguna.
Migrasi juga dapat dilakukan secara bertahap, dimulai dari proses yang paling sering menimbulkan hambatan. Oleh karena itu, peachtree.id hadir untuk membantu perusahaan mengevaluasi kesiapan migrasi, memetakan sistem lama, dan menentukan solusi yang sesuai melalui SaaS, implementasi Odoo, integrasi sistem, maupun custom software development.
Jadi pakah sistem lama mulai menghambat operasional perusahaan Anda? Konsultasikan kebutuhan migrasi dan pengembangan sistem bersama Peachtree.
