Perusahaan membutuhkan berbagai software untuk mengelola penjualan, keuangan, sumber daya manusia, proyek, hingga operasional. Namun, membangun dan mengelola setiap aplikasi secara mandiri dapat membutuhkan biaya, infrastruktur, serta sumber daya teknis yang tidak sedikit.
Salah satu solusi yang kini banyak digunakan adalah Software as a Service atau SaaS. Melalui model ini, perusahaan dapat menggunakan software melalui internet tanpa harus mengelola seluruh server dan infrastruktur pendukungnya sendiri.
Apa Itu SaaS?
Software as a Service atau SaaS adalah model layanan software yang memungkinkan pengguna mengakses aplikasi melalui internet. Aplikasi biasanya disediakan oleh vendor dan digunakan melalui browser, aplikasi desktop, atau perangkat seluler.
Dalam model SaaS, penyedia layanan menangani infrastruktur cloud, server, sistem operasi, penyimpanan, pemeliharaan, dan pembaruan software. Sementara itu, pelanggan mengelola akun pengguna, data, konfigurasi, serta cara software tersebut digunakan dalam operasional perusahaan.
National Institute of Standards and Technology atau NIST menjelaskan bahwa dalam model SaaS, pengguna memakai aplikasi milik penyedia yang berjalan pada infrastruktur cloud. Pengguna tidak perlu mengelola jaringan, server, sistem operasi, atau penyimpanan yang mendasarinya.
SaaS umumnya menggunakan sistem berlangganan bulanan atau tahunan. Biayanya dapat dihitung berdasarkan jumlah pengguna, fitur yang digunakan, kapasitas penyimpanan, atau volume transaksi.
Mengapa SaaS Digunakan oleh Banyak Perusahaan?
Salah satu alasan utama perusahaan menggunakan SaaS adalah kemudahan implementasinya. Perusahaan tidak harus membangun software dan infrastruktur dari awal. Setelah memilih paket, melakukan konfigurasi, dan mempersiapkan data, aplikasi biasanya dapat segera digunakan.
Biaya awal SaaS juga relatif lebih rendah dibandingkan membangun sistem sendiri atau mengelola software secara on-premise. Perusahaan tidak harus langsung membeli server, menyiapkan pusat data, atau merekrut tim teknis khusus untuk mengelola seluruh infrastruktur.
SaaS juga memudahkan pengguna mengakses sistem dari berbagai lokasi. Selama memiliki koneksi internet, perangkat yang sesuai, dan hak akses, karyawan dapat menggunakan aplikasi dari kantor, cabang, rumah, atau lokasi operasional lainnya.
Selain itu, pemeliharaan dan pembaruan aplikasi umumnya ditangani oleh vendor. AWS menjelaskan bahwa penyedia SaaS mengelola software dan infrastruktur pendukungnya, sehingga pelanggan dapat menggunakan aplikasi tanpa harus menangani instalasi dan pemeliharaan teknis secara menyeluruh.
Kemudahan tersebut membuat SaaS banyak digunakan oleh perusahaan yang membutuhkan digitalisasi lebih cepat, tetapi belum ingin membangun dan memelihara aplikasi secara mandiri.
Bagaimana Cara Kerja SaaS?
Secara sederhana, SaaS bekerja melalui beberapa tahapan berikut.
Pertama, vendor mengembangkan aplikasi dan menjalankannya pada infrastruktur cloud. Infrastruktur tersebut mencakup server, database, penyimpanan, jaringan, serta komponen teknis lain yang dibutuhkan agar aplikasi dapat beroperasi.
Kedua, perusahaan memilih paket atau layanan yang sesuai. Setelah itu, administrator membuat akun, mengatur pengguna, menentukan hak akses, dan melakukan konfigurasi berdasarkan kebutuhan perusahaan.
Ketiga, pengguna mengakses aplikasi melalui internet. Mereka tidak harus memasang seluruh sistem pada setiap komputer karena aplikasi dan sebagian besar datanya dijalankan pada infrastruktur milik penyedia layanan.
Keempat, vendor menangani pembaruan fitur, pemeliharaan, perbaikan gangguan, dan patch keamanan. Perusahaan tetap bertanggung jawab terhadap penggunaan akun, kualitas data, pengaturan akses, serta proses bisnis yang dijalankan melalui aplikasi.
Banyak layanan SaaS menggunakan model multi-tenant. Dalam model ini, satu versi aplikasi dan infrastruktur dapat melayani banyak pelanggan, tetapi data serta konfigurasi setiap pelanggan tetap dipisahkan.
SaaS juga dapat dihubungkan dengan aplikasi lain. Integrasi tersebut biasanya dilakukan menggunakan API atau konektor agar data dapat berpindah antarsistem tanpa harus selalu dimasukkan secara manual.
Baca Juga: Sebelum Menggunakan SaaS, Pertimbangkan Kelebihan dan Kekurangannya
Karakteristik Utama SaaS
SaaS mempunyai beberapa karakteristik yang membedakannya dari software tradisional.
1. Diakses melalui internet
Aplikasi SaaS biasanya dapat diakses melalui browser atau aplikasi yang terhubung ke layanan cloud. Pengguna tidak perlu berada di lokasi yang sama dengan server.
2. Menggunakan sistem berlangganan
Biaya SaaS umumnya dibayarkan secara bulanan atau tahunan. Beberapa penyedia juga menawarkan paket berdasarkan jumlah pengguna, fitur, kapasitas, atau penggunaan aktual.
3. Infrastruktur dikelola penyedia
Vendor menangani server, jaringan, penyimpanan, pembaruan, dan pemeliharaan utama. Pengguna dapat berfokus pada penggunaan aplikasi untuk mendukung proses bisnis.
4. Mudah ditingkatkan
Perusahaan biasanya dapat menambah pengguna, kapasitas penyimpanan, atau fitur sesuai perkembangan bisnis. Kemampuan meningkatkan dan mengurangi sumber daya berdasarkan kebutuhan merupakan salah satu karakteristik utama layanan cloud menurut NIST.
5. Mendukung penggunaan bersama
Banyak pengguna dapat mengakses aplikasi dan data yang sama sesuai hak akses masing-masing. Hal ini membantu perusahaan mengurangi penggunaan file terpisah dan meningkatkan kolaborasi antar tim.
6. Dapat diintegrasikan
Sebagian besar SaaS modern menyediakan API, konektor, atau integrasi bawaan. Dengan demikian, perusahaan dapat menghubungkan SaaS dengan sistem lain yang sudah digunakan.
Contoh Penggunaan SaaS dalam Operasional Perusahaan
SaaS dapat digunakan dalam berbagai bagian operasional perusahaan.
- CRM membantu tim sales mencatat prospek, mengatur aktivitas follow-up, dan mengelola pipeline penjualan. Contohnya adalah Salesforce atau HubSpot.
- Software akuntansi digunakan untuk mengelola invoice, pembayaran, pencatatan transaksi, dan laporan keuangan.
- Project management membantu tim mengatur tugas, penanggung jawab, deadline, dan progres proyek. Contohnya antara lain ClickUp, Asana, dan Trello.
- HR software dapat digunakan untuk mengelola data karyawan, absensi, cuti, rekrutmen, penilaian kinerja, dan payroll.
- Collaboration tools, seperti Google Workspace dan Microsoft 365, membantu perusahaan mengelola email, dokumen, rapat daring, dan penyimpanan cloud.
SaaS juga dapat digunakan untuk menjalankan ERP. Odoo, misalnya, menyediakan berbagai aplikasi bisnis yang mencakup CRM, penjualan, pembelian, persediaan, manufaktur, akuntansi, proyek, dan sumber daya manusia. Aplikasi tersebut dapat digunakan secara terintegrasi sesuai kebutuhan perusahaan.
Untuk kebutuhan pengembangan yang lebih fleksibel, Odoo juga menyediakan Odoo.sh sebagai platform cloud resmi untuk menjalankan dan mengelola aplikasi Odoo, termasuk modul yang dikembangkan secara khusus.
Kesimpulan
SaaS adalah model penggunaan software melalui internet yang memungkinkan perusahaan memakai aplikasi tanpa harus mengelola seluruh infrastruktur teknisnya sendiri. Vendor menangani server, pemeliharaan, dan pembaruan, sedangkan perusahaan mengatur pengguna, data, serta proses bisnisnya.
SaaS banyak digunakan karena relatif cepat diterapkan, mudah diakses, dapat dikembangkan sesuai pertumbuhan, dan tidak membutuhkan investasi infrastruktur yang terlalu besar pada tahap awal.
Namun, perusahaan tetap perlu mempertimbangkan biaya berlangganan, keamanan data, kemampuan integrasi, fleksibilitas fitur, serta ketergantungan pada vendor.
