Ketegangan geopolitik tidak hanya memengaruhi perdagangan, energi, dan bahan baku. Perubahan kebijakan ekspor teknologi, gangguan rantai pasok, pergerakan nilai tukar, serta meningkatnya perhatian terhadap keamanan ekonomi juga dapat memengaruhi strategi digital perusahaan. OECD menyebut bahwa hubungan antara teknologi, rantai pasok, dan keamanan ekonomi menjadi semakin penting di tengah meningkatnya ketegangan geopolitik global.
Bagi perusahaan yang mengelola infrastruktur IT sendiri, kondisi tersebut dapat membuat biaya pembelian perangkat, pengelolaan server, penambahan kapasitas, dan pemulihan sistem semakin sulit diprediksi. Sehigga mempertimbangkan penggunaan Software as a Service atau SaaS dapat menjadi pilihan.
Bagaimana SaaS Membantu Menghemat Biaya IT?
1. Mengurangi Investasi Awal untuk Infrastruktur
Dalam sistem on-premise, perusahaan perlu menyiapkan server, perangkat penyimpanan, jaringan, lisensi, ruang server, pendinginan, dan sumber daya teknis sebelum aplikasi dapat digunakan.
Kebutuhan tersebut dapat menimbulkan investasi awal yang besar. Kapasitas server juga sering disiapkan berdasarkan perkiraan pertumbuhan beberapa tahun ke depan, sehingga sebagian sumber daya belum tentu langsung digunakan.
Melalui SaaS, aplikasi dan infrastruktur utamanya disediakan oleh vendor. Perusahaan biasanya membayar biaya berlangganan berdasarkan paket, jumlah pengguna, kapasitas, atau penggunaan tertentu.
Model tersebut membantu mengalihkan pengeluaran dari pembelian aset teknologi menjadi biaya operasional yang lebih bertahap. SaaS juga memungkinkan perusahaan menggunakan sumber daya komputasi tanpa harus membangun seluruh infrastrukturnya sendiri. NIST mendefinisikan cloud computing sebagai akses sesuai kebutuhan terhadap sumber daya bersama, seperti server, penyimpanan, jaringan, aplikasi, dan layanan, yang dapat disediakan dengan cepat.
2. Mengurangi Biaya Pemeliharaan Server
Server internal membutuhkan pemantauan performa, pembaruan sistem, patch keamanan, penggantian perangkat, backup, dan penanganan gangguan. Perusahaan juga perlu menyediakan tenaga IT untuk menjaga layanan tetap tersedia.
Dalam model SaaS, sebagian besar pengelolaan aplikasi dan infrastruktur utama ditangani oleh penyedia. Tim internal tidak harus mengurus seluruh perangkat keras, sistem operasi, dan komponen teknis yang mendukung aplikasi.
Peran tim IT tidak sepenuhnya hilang. Fokusnya bergeser ke pengelolaan pengguna, keamanan akses, kualitas data, integrasi, dan kesesuaian software dengan kebutuhan bisnis.
Pergeseran tersebut dapat membantu perusahaan mengurangi pekerjaan teknis rutin dan mengarahkan sumber daya internal pada proyek yang lebih strategis.
3. Kapasitas Dapat Disesuaikan dengan Kebutuhan
Pada infrastruktur sendiri, peningkatan kapasitas dapat membutuhkan pembelian server atau penyimpanan tambahan. Proses pengadaan juga dapat menjadi lebih rumit ketika perangkat bergantung pada impor atau rantai pasok global.
SaaS umumnya memungkinkan perusahaan menambah atau mengurangi akun, fitur, penyimpanan, dan kapasitas berdasarkan perkembangan bisnis.
Kemampuan ini merupakan bagian dari konsep rapid elasticity dalam cloud computing. NIST menjelaskan bahwa sumber daya cloud dapat disediakan dan dilepaskan dengan cepat mengikuti perubahan kebutuhan pengguna.
Perusahaan tidak harus langsung membeli kapasitas untuk kebutuhan beberapa tahun mendatang. Namun, biaya tetap perlu dipantau karena penambahan pengguna dan layanan dapat meningkatkan nilai langganan.
4. Mengurangi Kebutuhan Infrastruktur di Setiap Lokasi
Perusahaan dengan banyak cabang atau lokasi operasional mungkin harus mengelola instalasi, server, atau sistem yang berbeda di setiap tempat.
SaaS memungkinkan pengguna di berbagai lokasi mengakses aplikasi yang sama melalui jaringan sesuai akun dan hak aksesnya. Perusahaan tidak selalu perlu membangun infrastruktur aplikasi terpisah untuk setiap cabang.
Bagi bisnis yang sedang berkembang, model tersebut dapat menyederhanakan ekspansi dan mengurangi proses sinkronisasi antar server atau aplikasi lokal.
Cloud juga memberikan kesempatan bagi perusahaan kecil dan menengah untuk menggunakan kapasitas komputasi, penyimpanan, database, dan software dalam jumlah yang mengikuti kebutuhannya.
5. Pembaruan dan Pemulihan Dikelola Lebih Terpusat
Sistem internal memerlukan proses pembaruan, pengujian, backup, dan pemulihan yang dikelola sendiri. Apabila perusahaan mempunyai banyak lokasi atau versi aplikasi, proses tersebut dapat semakin kompleks.
Penyedia SaaS umumnya menangani pembaruan aplikasi, patch, monitoring, dan sebagian mekanisme backup serta pemulihan. Perusahaan dapat menggunakan versi software yang sama tanpa memasang pembaruan pada setiap komputer secara manual.
Namun, perusahaan tetap perlu memeriksa service-level agreement, target ketersediaan layanan, kebijakan backup, lokasi pusat data, serta prosedur pemulihan ketika terjadi gangguan.
Disisi lain world Bank menekankan bahwa keandalan infrastruktur digital dan perlindungan pusat data penting untuk memastikan akses terhadap layanan digital tetap tersedia ketika menghadapi gangguan.
Apakah SaaS Selalu Lebih Murah?
Walaupun SaaS dapat membantu mengurangi investasi awal dan biaya pemeliharaan infrastruktur, tetapi tidak selalu menjadi pilihan paling murah untuk semua perusahaan.
Perusahaan tetap perlu memperhitungkan:
- biaya langganan bulanan atau tahunan;
- biaya berdasarkan jumlah pengguna;
- migrasi dan pembersihan data;
- konfigurasi serta pelatihan;
- integrasi dengan sistem lain;
- penyimpanan tambahan;
- layanan support;
- custom development; dan
- biaya perpindahan ke vendor lain.
Selain biaya, ketidakpastian geopolitik juga membuat perusahaan perlu menilai lokasi dan yurisdiksi penyimpanan data. Data yang disimpan pada pusat data di negara lain dapat tunduk pada ketentuan hukum, kebijakan akses, dan persyaratan transfer data yang berbeda.
Perusahaan juga perlu mempertimbangkan ketergantungan kepada vendor. OECD menyoroti bahwa pasar cloud dapat menciptakan lock-in karena hambatan perpindahan, keterbatasan interoperabilitas, dan skala ekonomi yang mendorong konsentrasi pasar pada sejumlah penyedia besar.
Risiko ini semakin besar ketika perusahaan menggunakan format data, integrasi, atau teknologi yang hanya tersedia dalam ekosistem vendor tertentu. Karena itu, perusahaan perlu memeriksa kemampuan ekspor data, dukungan API, standar interoperabilitas, dan prosedur penghentian layanan.
Penghematan SaaS sebaiknya dihitung menggunakan pendekatan total cost of ownership. Perusahaan perlu membandingkan biaya server, lisensi, listrik, pendinginan, tenaga IT, backup, downtime, dan upgrade dengan biaya langganan, migrasi, integrasi, support, serta risiko ketergantungan vendor selama tiga sampai lima tahun.
Baca Juga: Sebelum Menggunakan SaaS, Pertimbangkan Kelebihan dan Kekurangannya
Kesimpulan
SaaS dapat membantu perusahaan menekan investasi awal, mengurangi beban pemeliharaan, menyesuaikan kapasitas, serta menggunakan satu sistem di berbagai lokasi. Manfaat tersebut semakin relevan ketika harga perangkat, rantai pasok teknologi, dan kondisi ekonomi global sulit diprediksi.
Namun, SaaS juga membawa biaya berlangganan, ketergantungan pada internet dan vendor, serta pertimbangan mengenai lokasi dan kontrol data. Karena itu, keputusan tidak cukup dibuat berdasarkan harga paket bulanan.
Oleh karena itu Peachtree membantu perusahaan menganalisis biaya sistem saat ini, kebutuhan operasional, integrasi, keamanan data, dan risiko vendor sebelum memilih SaaS. Solusinya dapat berupa implementasi Odoo, integrasi dengan sistem lama, maupun custom software development sesuai kebutuhan perusahaan.
